Цифровой паспорт груза: как бизнесу подготовиться к переходу на ЭТрН

Транспортная накладная, которая по сути является паспортом груза, до недавнего времени оформлялась только на бумаге. С 2022 года накладной и другими перевозочными документами можно обмениваться в электронном варианте. Но многие компании продолжают заполнять бумажные накладные, потому что не до конца представляют, как работать в цифровом формате. Однако уже с сентября этого года участники перевозок безоговорочно переходят на обязательные электронные накладные. Это требование закона, и оно касается всех: от отправителя и перевозчика, до получателя.
«Северсталь», как крупный грузоотправитель, уже готовится к переходу. Но здесь возникает ключевой момент: технической готовности одной стороны недостаточно. Если отправитель выпустит электронную накладную, а перевозчик или получатель – клиент компании, не смогут её подписать — цепочка порвётся. Именно поэтому подготовка должна быть совместной и синхронизированной.

Уже с 1 апреля «Северсталь» запускает пилотные проекты с использованием ЭТрН. Это возможность для партнёров отработать новые процессы и адаптироваться до момента, когда ЭТрН станет единственным вариантом. Этот «испытательный срок» позволит бизнесу настроить взаимодействие с операторами ЭДО, проверить работу электронных подписей, обновить внутренние регламенты.

Как работает ЭТрН: четыре подписи вместо пачки бумаг

Процесс подписания ЭТрН включает несколько этапов:

• Грузоотправитель формирует ЭТрН, направляет её в личный кабинет оператора электронного документооборота (ЭДО) и подписывает документ.

• Перевозчик подписывает ЭТрН по факту приёмки груза к перевозке.

• Грузополучатель подписывает ЭТрН после приёмки груза на складе.

• Перевозчик завершает процесс, подписывая ЭТрН по факту разгрузки груза.

Каждый этап сопровождается квалифицированной электронной подписью, а данные автоматически передаются в государственную систему ГИС ЭПД. Бумажные документы, курьерские доставки и риски потери накладных уходят в прошлое.

Что изменится после перехода?

Переход на ЭТрН — это не просто замена бумаги на цифру. Это изменение философии документооборота. Вот какие преимущества получит бизнес:

• Скорость: процессы, которые раньше занимали дни, будут происходить за часы
• Прозрачность: статус груза и документов будет доступен в реальном времени
• Надёжность: исключаются риски потери или повреждения документов
• Аналитика: цифровые данные позволяют строить более точные логистические модели

Для многих компаний этот переход станет катализатором цифровой трансформации не только логистики, но и смежных бизнес-процессов.

Дорожная карта перехода для бизнеса

Компании, которые откладывают подготовку на последний момент, столкнутся с предсказуемыми проблемами. Самое главная – это невозможность осуществлять перевозки с 1 сентября 2026 года. Нарушителям грозят штрафы и другие санкции со стороны контролирующих органов. Кроме того, возникают риски нарушения логистических процессов и задержек в поставках. При этом нужно учитывать, что подготовка требует времени: получение КЭП, выбор оператора ЭДО, настройка интеграций — эти процессы могут занять от 3 до 6 месяцев.

Эксперты рекомендуют следующий алгоритм подготовки:

Этап 1: Получение цифровых инструментов

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) становится обязательным инструментом для работы с ЭТрН. Без неё подписание документов невозможно.

Этап 2: Выбор оператора ЭДО

Оператор электронного документооборота будет выполнять роль «цифрового почтальона», обеспечивая передачу ЭТрН между всеми участниками и интеграцию с ГИС ЭПД.

Этап 3: Определение формата работы

Бизнес может выбрать из двух вариантов работы с цифровой накладной:
· Работа через веб-интерфейс оператора ЭДО (облачный сервис)
· Прямая интеграция ЭТрН в свои учетные системы
Второй вариант требует больше ресурсов на начальном этапе, но обеспечивает автоматизацию в долгосрочной перспективе.

Этап 4: Подготовка технической базы

Обеспечьте сотрудников необходимым оборудованием и обучите их работе с новыми системами.
Этап 5: Обновление внутренних процессов
Внесите изменения в учётную политику и настройте программное обеспечение для работы с ЭТрН.

Поддержка в переходном периоде

Крупные компании, такие как «Северсталь», берут на себя роль координаторов в этом процессе. Они не только готовят собственные системы, но и организуют пилотные проекты, предоставляют консультационную поддержку, а также информационные ресурсы для партнёров.

«Мы понимаем, что от нашей готовности зависит работа сотен компаний-партнёров, — отмечает Владимир Гринкевич, начальник управления развития и инвестиций дирекции по логистики «Северстали». — Поэтому мы не просто выполняем требования закона, а выстраиваем экосистему, в которой переход на ЭТрН вместе с нашими клиентами и партнерами будет максимально комфортным для всех участников. Мы открыты для диалога по переходу на цифровую накладную, готовы делиться опытом, рекомендациями и полезными материалами».

По всем вопросам перехода на ЭТрН можно обращаться к специалистам «Северстали» по etrn@severstal.com